【Zoomの通信状態が悪い時】トラブルを最小限に食い止めるテクニック

プロジェクトの記事

Zoomをはじめとしたオンラインミーティング・イベントを主催する場合は、想定されるトラブルを書き出し、その対策を準備しておくことが大切です。

先週、僕がサポートしたZoomでのイベントで、時間になっても「ゲストが登場しない」というトラブルが2度もありました。どちらも「画面が固まってしまった」というのが原因。

今回は、このようなトラブルで「ゲストが出演できなくなってしまった場合の対処方法」について書いていきます。

ちなみに、前半はWindowsパソコンをしている方に向けての記事になります。

Zoomで大切なミーティングを開始する前にやっておくべきこと

Zoomで大切なミーティングや、イベントをやる前にやっておくべき準備があります。それはパソコンの「電源をOFF」にして、パソコンを休ませておくことです。

パソコンのカラクリはよくわかりませんが、パソコンが不調になった場合、「電源をオフにして再起動をさせる」と、パソコンの状態がリフレッシュすることが多々あります。

特に、Zoomのように映像を用いたデータの送受信をするケースでは、「使用後1時間を経過したあたりからパソコンの動きが悪くなる」という声をよく聞きます。パソコンの動作が遅くなったり、不調が見え始めた場合は、パソコンの電源をオフにすることをオススメします。

Windowsパソコンをシャットダウンする方法は2種類ある

僕がたちが一般的にWindowsを終了するときに使っているシャットダウンは、スタートメニューの電源内にある「シャットダウン」ですが、実はこれは完全に電源が切れていないのです。

理由としては、パソコン利用者の利便性を高めるために、「高速スタートアップ」という機能を採用しておりまして、電源ボタンを押してからPCが立ち上がるまでの時間を短縮するように機械を動かしているからです。
※高速スタートアップとは、シャットダウンするときにシステム情報を保存しておき、次回起動時にその情報使って起動を早めるというもの。

人間で例えると、「翌朝の会議が気になって深い眠りにつけずに翌朝アラームが鳴るよりも先に起きてしまう…」のような睡眠状態ですね。

そして、Windowsにはもう1つシャットダウンをする方法がありまして、こちらは「パソコンの電源を完全にオフ」にする方法です。

こちらを人間に例えると、「布団に入って翌朝まで気持ちよく熟睡できた」という状態です。

完全にシャットダウンをしますと、待機電力の発生がなくなるため、周辺機器の取り外し時に使ったり、パソコンを長期間使用しない場合などにバッテリー負担を減らす効果が見込めます。

また、電子機器の利用が制限されているような状況化では、誤作動を防ぐためにも、完全に電源を落とせるシャットダウンを使用することをオススメします。

パソコンに不調を感じたときなども完全に電源を落とすことでリフレッシュされて、回復するケースも多々あります。

今回は、記事の趣旨が違うので「PCの電源を完全に切る方法」については割愛しますが、オンラインで大事なミーティングや、イベントでホスト役として運営に参加する場合は、パソコンをリフレッシュするために事前にPCの電源を完全に切って再起動させることをオススメします。

ネットの通信環境が不安定でゲストの画面が固まってオチてしまう場合の対処方法

さて今回の本題はここからです。

イベントの主催者が冷や汗をかく出来事、それは、ゲストの通信の状態が悪いために「ゲストが登場しない」「ゲストの画面が固まってしまう」ことです。

先ほどお伝えしたようにパソコンの電源を切ってリフレッシュをしておいても、トラブルは起こってしまうもの。オンラインでは、このようなトラブルが付き物です。

イベントの主催者は、トラブルを想定した企画づくりがmustです。残念ながら、オンラインでのミーティングやイベントはとても便利である反面、トラブルが起こりやすいのが欠点です。

繰り返しになりますが、イベント主催者はトラブルを想定した準備が必須です。

もしトラブルが発生してしまったら、、、そんな時は次の3つでその場をしのぐことをオススメします。

トラブルに備えて『動画(Youtubeでもok)』を用意しておく

ゲストの画面が固まってしまった場合、パソコンの電源の入れ直しや、アプリのアンインストールなどを実施することも念頭に、20分程度は穴埋めできるコンテンツを用意しておきましょう。

最も手間がかからない方法は、ゲストが出演している動画や関連のある動画を配信してその場を繋ぐことです。

この場合、「どんな動画でもOK」というわけではなく、予めゲストと相談をしてトラブルの時に配信する動画を決めておきます。

可能ならば、動画にまつわるエピソードなどを取材しておいて、主催チームの誰かがお客様に解説までできればBestです。

ゲストのSNSをみんなで観る

こちらもゲストとあらかじめ相談をしてトラブルの際に、(主催者(又はMC)が解説を加えながら)「ゲストのSNSを観る」というのもオススメです。

注意点は、「ただ画面を共有してスクロールしているだけ」だと面白くないので、主催者が解説を加えながら見せたり、SNSを題材にして参加者同士で交流をさせたりするのがオススメです。

この時、主催者にはファシリテーションスキルや、スピーチ力が必要になりますので、このスキルを備えている主催者にはオススメです。

ブレークアウトルームで交流の機会をつくる

トラブルが発生した場合、もっともやってはイケないことは「参加者を退屈させてしまう」こと。何か手を打つ必要がありまして、(Zoomでオンラインイベントを開催している場合は)ブレークアウトルームもオススメです。

ブレークアウトルームを想定して、事前にトークテーマを決めておいたり、イベントの感想をシェアしてもらうと良いでしょう。

ブレークアウトルームを効果的に活用する方法はこちらの記事にまとめてありますのでぜひ読んでもらえると嬉しいです。

イベント主催者として大切なことは「準備」

トラブルが起こった時、お客様は「えー。マジかよー。」と思うものです。お金を払って参加している場合は尚更ですね。

ですから、もしもゲストにトラブルが発生して、間が開いてしまう場合を想定して、念入りに準備をしておくことが大切です。

Zoomには豊富な機能が盛りこまれているので上手に使えば、多少のトラブルが起こっても場をつなぐのは簡単です。こちらの記事を参考にしてもらえたらと思います。

先ほど解説をした3つの事例はそのままパクれますので、主催時のマル秘テクニックの1つとしてお使いいただけたらと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。