Zoomでホストをするときに読むブログ!Zoomミーティング運営テクニックとファシリテーション

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オンラインイベントに舵を切った人、必要に駆られてオンラインでやっている人、今もなお躊躇している人、いろいろな方がいますが、今後はオンラインイベントは必須です。オンラインに慣れてくださいね。

この記事では、難しいスキルやテクニックを使わなくても、小難しい機材(スイッチャーやライブシェルなど)やOBSなどのソフトウェアを使わなくても、ITが苦手でも、パソコン1台で十分にクオリティの高いコンテンツを届けるテクニックについて記事を書きますね。

Zoomではチャット機能を使い倒すべし!相手の顔が見えない時の対処法

オンラインイベントでの困りごととしてよく聞く声は「相手の反応が見れなくて難しかった」という言葉です。このような事態に陥らないためにも「チャット機能」を上手に使いましょう。

例えば、冒頭にイベントの大切なルールや大事なことをチャットに入力しておきましょう。

「本日はご参加いただきありがとうございます。講師以外の方はミュートのご協力にお願いします。講師とお客様とで双方向でのやりとりをしたいため、可能な方はビデオONでお願いします。画面表示お名前は「呼んでほしいお名前」に変更していください。」

このようにチャットに書き込んでおけば多くの参加者に確認をしてもらえます。

参加者が画面をOFFにする理由の1つに「みんながOFFにしているから。」というものがあります。「ONにしていいのか分からなかったのでOFFにしていた。」という方もいます。チャットに予めルールやリクエストを入力しておくことをオススメします。

定員が30人を超えたらグループ分けしてブレイクアウトルームを使う

チャット機能に加えて、ブレイクアウトルームを活用することで満足度の高い進行をすることができます。参加者が30人を超えてきたら全体で双方向のコミュニケーションをとることが不可能なので、ブレイクアウトルームを主軸に切り替えましょう。

ブレイクアウトルームのオススメは、1室あたり4~5人を目安にします。時間はテーマにより様々ですが、最短5分から最大30分以下が目安です。

Zoomで講師を頼まれたら、何よりも「準備」が大切です。予め準備をしておくことで余計な心配や不安がない状態で臨むことができます。参加者名簿を見ながら、予めブレイクアウトルームの部屋割りを決めておくといいでしょう。

Zoomで講師を頼まれた時に読む「準備の心得」をこちらの記事をまとめてありますのでご覧くださいね。

Zoomで失敗しない!オンライン会議でのファシリテーションを成功させるコツ

はじめに覚えておきたいのは、リアルとオンラインではファシリテーションに違いがあることです。下図をご覧ください。こちらで示した通り、「表現」「道具」に大きな違いがあります。

オンラインの場合は、オンラインビデオ会議アプリを使うことになりまして、「チャット機能」が使えます。ですから、文字を通じてファシリテーションや場作りをすることが可能です。

チャット機能を効果的に使うことでオンラインイベントの進行に厚みを出すことができます。チャットにはイベントの「要点」や「質問」「感想」を入力するように運用することをオススメします。

また、道具においては、すべての操作が「コントロール用のパソコンに集約」されます。例えば、Zoomであればレコーディング(録画/撮影)も、ホワイトボードも、パワーポイントの画面表示も1台のパソコンで同時にやることが可能です。

コストを掛けることができない場合は、「司会・モデレーター兼パソコン操作」を1人でやる場合がありますが、仕事量が多く大変です。オンライン会議を主催する場合は、通信トラブルが頻繁に起こることも想定して、可能であれば司会・モデレーターと、パソコン操作は分けて実施することをオススメしています。

オンラインイベントで失敗しない企画づくり!進行表をつくって共有する

コロナ禍でZoomは普及していますが、多くの方が誤解しているのは、「リアルよりもオンラインの方が簡単」という誤解です。先ほどの図でも紹介しましたが、オンラインイベントの方が操作ややることが多く、さらに通信トラブルのリスクがあるため難しいのです。

オンラインイベントを開催する場合は、リアルと同様に進行表を作成しましょう。下図のような進行表を作成して「時間配分」「だれが何をする」「道具」などを共有することで個人の負荷が見えるようになります。

小寺メディア戦略室で主催した「真夜中の編集談義」の進行表

有名編集者5名が出演する「真夜中の編集談義」はこちらから視聴いただけます。

Zoomでオンラインミーティングやイベントを実施する場合は、モデレーターやレコーディング(録画)のようにメインどころの役割分担に加えて、

  • 待機室から入室許可をする方
  • 参加者のミュート管理者
  • BGMの担当者
  • レコーディングのバックアップ
  • 通信トラブルの場合の対応方法

なども決めておくのがポイントです。役割はできる限り細分化して進行表に書き加えておきましょう。

失敗しない講師になる!Zoomイベントのリハーサルとテストのやり方

Zoomでオンラインイベントを開催する場合、僕は「リハーサル」の実施を勧めています。その中でも、運営スタッフの「トラインアングルミーティング」がオススメです。

トライングルとは、イベントの核となる「講師」「機材班」「お客様代表」の3者を指しています。そして、これらのメンバーは共同ホストにしておきましょう。

「講師」は、ご自身のパワーポイントや、BGM、見栄えについて確認をします。パワーポイントの共有のやり方、時間配分などを確認します。

加えて、BGMを使う場合は音量の確認をしておきましょう。BGMでYoutubeを使う場合は特に注意が必要です。Youtubeのチャンネルや番組によって音量が異なりますし、広告が入っている場合もあります。

使用するYoutubeについては一通り視聴をして、原曲の音量や広告の有無を把握しておくことが大切です。BGMの使い方については、こちらの記事に詳しくまとめていますのでご覧ください。

次に、講師たるもの見栄えが大切でして、「印象」をよくするための準備も必要です。オンラインイベントでは自宅から参加する講師もいるため、準備が疎かになりがちです。

100人を超える参加者がいる場合や、有料イベントの場合は見栄えにも気を配りましょう。ライティングや、服装、表情の作り方など「見栄えをよくする」ためのコツについてこちらの記事にまとめていますのでご覧くださいね。

Youtubeのストリーミング配信を成功させる!定員100人超えのミーティング運営の肝は機材班

定員が100人を超えたり、不特定多数の参加者がいる場合は、機材班にかかる負担が大きくなります。リハーサルとしては、機材班はPCのスペックや操作関連、例えばYoutubeへのストーリング配信や、BGMを共有する動線の確認などを実施します。

場所によってはWi-Fiの状態が良くないと、Youtubeのストリーミング配信がコケることがありますので、予めWi-Fiの状態は確認しておきましょう。YouTubeへのストリーミング配信については、こちらの記事にまとめていますのでご覧くださいね。

「お客様代表」班については、リハーサルではお客様の立場で画像や音量をチェックしてもらう方になります。講師の音量や、パワーポイントの文字の大きさ、BGMの音量などお客様の立場でチェックをします。

特に、瞑想やヨガ、エクササイズなどのようにBGMが必要なオンラインイベントでは心地よい音量のチェックは大切です。

本番が始まったら、お客様代表班は入室チェックや、ミュートチェックなどお客様周りのタスクを与えて動いてもらいましょう

Zoomを開始する前にネット環境をチェック!通信速度を測るべし

Zoomでのオンラインイベントは映像でのやり取りになるため、通信状態が悪いとすぐにフリーズしてしまいます。ですから、予めチェックをしておきましょう。

Googleの検索から「通信速度」と入力すると、いろいろな測定サイトが検索されます。例えば、「Fast.com」という測定サイトはWebを開くとすぐに測定が開始されて、1分弱で計測が完了します。

いろいろなサイトで、「20~40Mbpsあれば大丈夫」という記事を目にしますが、僕の経験上は10Mbpsあれば大丈夫です。

但し、油断をしてZoomしながらFacebookを開いたりすると途端にフリーズしたりするので、Zoomでイベントをしている場合は、余計なサイトやアプリは閉じることをオススメします。

ちなみに、bpsとは動画のビットレートを意味しています。bits per secondの略ですね。動画1秒間にどれだけの情報量があるのかを示しています。基本的にはビットレートが大きければ大きいほど画質が良くなります。

ビットレートは、「kbps(キロビット)」と「Mbps(メガビット)」の2種類で表されることがあります。「1,000 kbps(正確には1,024 kbps)」=「1 Mbps」です。覚えておくと便利です!

こちらの記事でもbpsについて書いていますのでお時間があればご覧になってくださいね。

Zoomの講師&司会者必見!オンラインイベントの前にトイレに行っておくべき理由とは

イベントの準備に追われていると、気づいたら開始5分前に…。お客様の入室がはじまり、ミュートのチェックをしたり、BGMの準備をしたり、と慌ただしいのが運営者の宿命。そのような中でトイレに行き忘れる…という事態が度々あります。

オンラインイベントの場合は、トイレに立つことが命取りになることもあります。例えば、お客様が不謹慎な画面に切り替えたり、不謹慎なチャットを入れたり、急にミュートを解除して声をあげたり、BGMに広告が入ってしまったり

このような事態が起こってしまうとイベントは台無しです。数分間席を立つことさえ危険です。ですから、必ずトイレに行っておきましょう。

突然の通信トラブルに備える!Zoomでのイベント運営に欠かせない連絡体制

Zoomにはトラブルがつきものです。突発的に発生するトラブルに備えて、緊急用のメッセージグループを作っておきましょう。Zoomのチャットは緊急連絡用に適しませんので、FacebookのメッセンジャーやLINEで作ることをオススメします。何か問題が起こった場合はこのグループで連絡を取り合います。

例えば、機材班に対して「BGMをもう少し小さくして~」というリクエストから、「オレのパソコンがフリーズしそうなのでホストを○○さんに渡すね~」とか運営における連携を取り合うかたちです。

リアルな場と違って会話ができませんし、オンラインイベントの運営中に電話も難しいので、このようにメッセージグループを作ってやり取りすると良いですよ。

参加者の入室をコントロールするZoomの待機室機能とは

例えば、オンラインイベントを開始する「30分前」などに主宰者側で最終の打合せをすることがあると思います。ところが、入室時間前に参加者が入ってきて、打合せができなくなってしまう…という経験をされた方も少なくないと思います。

そのような事態を防ぐために、Zoomの機能にある「待機室をオン」にすることをオススメします。この機能を使うことで、参加者がフライングで入室してきた場合には「待機室で待機してもらう」という設定にすることができます。

主催者側の調整が終わったタイミングで、「入室許可」をすればOKです。意外に見落とされがちな機能ですが、かなり便利なのでオススメです。

退屈させない!Zoomの録画のレコーディングテクニックとは

Zoomのレコーディングも録画ボタンをポチっと押すだけではなくて、録画した映像をより楽しいものにすることを意識して操作すると良いですよ。例えば、基本は講師をスピーカービューにしているのですが、参加者が反応しそうな場面ではギャラリービューに切り替えたり、アップにしたり、引いたりするだけで映像に動きがでてきます。

オンラインイベントのアーカイブの視聴は退屈になりがちなので、可能な限りスピーカービューとギャラリービューを交互に切り替えながらレコーディングをしましょう。


今回はZoomの講師を頼まれたら読むブログとして、Zoomでのオンラインイベントの運営テクニックを凝縮してまとめました。

最後までお読みいただきありがとうございました。