最強のZoomイベントの作り方!リアルを上回った『アスリートと障がいを持つ子供たちが「夢を語り合う」』イベントの裏側

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今回は、7月19日(日)にYou-Do協会が主催した『アスリートと障がいを持つ子供たちが「夢を語り合う」』イベントの裏側というテーマで、当日のイベントの進行についてまとめてみました。

参加者全員が感動したイベントはどのように生まれたのかを、オンラインイベントの企画者視点で書いてみました。これからオンラインイベントを主催される方は必見です。

※Zoom運営のテクニックはこちらの記事にもまとめていますので、あわせてご覧いただけると効果が倍増します。

Zoomは有料プロプラン!ミーティング機能で参加者をフラットに繋ぐようにデザイン

今回のイベントは、You-Do協会から直接お声を掛けた方のみが参加できるクローズドなイベントでした。参加を表明してくださった方には事前にZoomのURLを送付し、開催日になったら入室をしてもらうかたちをとりました。

Zoomは有料の『プロ』プランを使いました。無料プランですと制限時間40分で短いですし、管理者機能も少なくイベントに向きませんので、有料ではありますが、プロプランがオススメです。

また、Zoomには「ミーティング」「ウェビナー」という2つの機能がありますが、今回は「ミーティング」を採用しました。

その理由は、主催者とアスリート、障がいを持つ子供たちの3者が同じ目線で参加してもらいたかったから。双方向、多方向でコミュニケーションを取ることで「夢が満ち溢れる」ことを期待して設計しました。

※Zoomの始め方はこちらの記事に詳しく紹介をしています。

【スマホ参加NG】運営スタッフがZoomを効果的に使う方法とは

運営スタッフが注意すべき点があります。それは、「スマホ参加NG」ということ。スマホしか手元になければ致し方無しというところではありますが、Zoomをスマホでやる場合は、画面が小さいので大変不便です。

1画面に表示できる人数は4名で、これでは全体感が掴めずに、トラブル対応が後手になってしまいます。また、スマホの場合は画面共有やチャットがやりづらいというデメリットがあります。

運営スタッフとしてイベントに参加する場合は、パソコン・ノートパソコンからのログインは必須です。

【イベント開始1時間前】運営スタッフミーティングを開始

イベントの当日は、1時間前に運営スタッフのミーティングを行いまして、イベントの流れと疑問点を確認し合いました。

具体的には、進行表の確認、役割の確認がメインになります。イベント中はどんなトラブルが起こるか分かりませんので、運営スタッフが自分の役割と裁量を認識していることが大切になります。

そして、今回のイベントでは「アンパンマンマーチ」や「その他楽曲」を使うため、このミーティングでは音量の確認と頭出しのタイミングを確認しました。

【Zoomホストの神業】Zoomを盛り上げるブレイクアウトルームの作り方

今回の目玉の1つは、「ブレイクアウトルーム」でした。今回はクローズドなイベントで予め参加者が把握できているため、盛り上がりを演出するためにブレイクアウトルームの部屋割りを事前に振り分けておくことにしました。

この部屋割りは、Zoomが持っている「事前割り当て」という機能を用いて、前日までに参加者名簿をZoomにアップロードしておきました。

※「事前割り当て」についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。

万が一に備えて、各参加者の表示名を「部屋番号_ニックネーム」という表示にすることでブレイクアウトルームの部屋割りに対するリスクに備えました(←ここ重要)。

参加者が100名近くいるため、Zoomに不慣れな方を想定して「参加者の名前変更隊」を5名体制で結成し、名前の変更に取り組みました。

※ブレークアウトルームの使い方についてこちらの記事で詳しく紹介しています。

【開始20分前】イベント参加者の入室許可!待機室を活用してさくさく名前変更

イベント開始20分前に参加者が続々と入室。今回は、参加者の名前を打ち変える都合があったため「待機室」の設定をして、少しずつ参加者を入室させる作戦をとりました。

You-Do協会の理事であり、今回のMCを務める桜華純子さんが丁寧に参加者を誘導し、「参加者の名前変更隊」がさくさくと名前を変換。スムーズな対応で、現場は混乱することなく約100名の名前変更をさくさくすることができました。

このチームプレーは前向きなチームワークあってこそのもの。本当にすばらしかったです。

【イベント本番】Zoomのブレークアウトルームでまさかのトラブル!困難を力に変えるチームワーク

いよいよイベント開始。準備に費やせる時間が限られていたため、ミーティングは最少回数で本番を迎えました。

ブレークアウトルームは「事前割り当て」を済ませていましたが、まさかのトラブルが発生。メールアドレスの照合ができず事前にセットしておいた部屋割りが使えなくなってしまいました(どうやら事前に取得していたメールアドレスが誤りだった模様)。

ここで気持ちを切り替えて、Zoomに登録をしていた部屋割りはリセットして、改めて手動で一から部屋割りをやり直しました。

ここで、万が一に備えて行っていた「参加者の名前変更」が僕たちを救ってくれました。Zoomのホストは、参加者の表示名にある「背番号」を見ながら部屋割りを実施。最後に名簿と突き合わせをして、ブレイクアウトルームをオープンしました。

ピンチに陥った時もみんなが時間を稼いでくれたおかげで大きな問題に至らず、無事にブレークアウトルームをオープンできました。

運営スタッフの連携用メッセージグループをつくる!声が小さい!PCが固まった!エラーがでた!不具合に対応

オンラインでのイベントにトラブルはつきものです。マイクの声が小さいという問題から、音声が聞こえない、PCが固まった、エラーが出て画面が遷移しない、などなど問題の種類はキリがありません。

先ほど紹介した、「ブレイクアウトルームの部屋割りが破綻」というのもトラブルですね。そこで、イベントを実施する場合は必ず運営スタッフ専用のメッセージグループをつくっておきましょう。今回、僕たちはFacebook社のMessengerを使って連携をとっていました。

但し、注意点があります。

「メッセージグループをつくったものの本番中にメッセージを見ない」という方が意外に多いもの。ですから、運営スタッフには「いつでもメッセージを観れるようにしてください」と伝えておきましょう。

僕の場合は、IKEAで299円で購入したこちらのスタンドをパソコンの脇にスマホを立てていつでもチェックができるようにしています。

【号泣】アンパンマンのマーチの大合唱!リハーサルでタイミングを調整

Zoomの欠点は、音の遅延が発生することです。普通の会話であれば多少遅延が発生しても問題はありませんが、こと音楽になりますと遅延は大問題です。You-Do協会の希望として、「アンパンマンマーチを多地点でつないで歌う」という企画がありましたので、Zoomの特性も把握しつつ最適な対応を考えました。

例えば、

  • メロディだけ流してみんなで歌ったらどうか(曲と歌がバラバラになりそう)
  • アカペラで歌ったらどうか(曲がないと寂しいのでは)

など、さまざまなアイデアを出して考えに考えて、最終的にはドリーミングさんが歌っている原曲をそのまま流してそれに被せてみんなで歌おう!というで決着。一周回ってここに着地しました。それがこちらの動画です。

アーティストの谷村奈南さんらも参加する豪華なアンパンマンマーチになりました。動画をご覧になられると、You-Do協会の活動に共感して参加してくださったアスリートやファシリテーターのみなさんが熱いメッセージを語り、そして無邪気にアンパンマンマーチを歌う姿を観て、グッと込み上げてくるものがあります。

※Zoomで音楽を共有するやり方はこちらの記事で紹介しています。

【オンラインのチカラは無限大】オンラインの可能性を再認識しよう!

コロナ禍でオンラインが急速に普及していますが、「オンラインなんて、」や「オンラインでは、」と言う声が多数です。しかし、僕は「オンラインだからこそ!」という視点が必要だと思っています。

今回は、アスリートと障がいを持つ子供たちが「夢を語り合う」というイベントでしたが、オンラインだからこそこれだけのイベントが成立したのだと思っています。

オンラインのイベントは、「移動の心配がいらない」「トイレの心配がない」「段差がない」「誰でもフェア」という完全なるバリアフリー空間なのです。オンラインなら日本中どこにいても、飛行機に乗らなくても会えます。オンラインだからこそできる感動の創り方があります。

【イベントが大成功した理由】主催者の想いが参加者の気持ちを動かす!

今回のイベントを主催されるYou-Do協会の大山峻護さんと桜華純子さんがイベント開始前から、障がいを持つ子供たちや親御さんとメッセージで温かく連携をしてくださったおかげで、参加者の気持ちが「予熱」がされた状態でイベントを開始することができました。これが大成功の要因だと思っています。

先ほど、オンラインの可能性について言及をしましたが、今回は「参加者と一体感がある相手の体温が感じられたイベント」でした。その要因が「予熱」だと考えています。オンラインイベントにおいて「予熱」は重要です。

数ある多くのイベントがオンラインでは物足りないと感じてしまう理由は、「参加者が不特定多数で面識がない人たちの集合体」だからです。そして、ほとんどのイベントはそのまま「参加者同士が繋がらずに面識がないままで終わり」ます。

しかし、今回のYou-Do協会のイベントはイベントが開始される以前から、主催者が参加者に寄り添ってメッセージを交わしていたからこそ体温が感じれられる温かいイベントになったのです。

※大山峻護さんが主催するオンラインエクササイズを事例に、オンラインイベントの成功の秘訣をこちらの記事で紹介しています。

次回のYou-Do協会の主催イベントは、10月25日に決定しました。

詳細はこれからみんなで創りこむかたちになりますが、この温かい渦が世界中に広がることを祈っています。オンラインだからこそ世界を1つにつなぐ無限の可能性を秘めています!

最後までお読みいただきありがとうございました。