Zoomでオンラインセミナーを主催する時に読むホストの「準備と設定」について

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オンラインで講演会やセミナーを実施する場合は、オフラインと異なる準備や運営が必要になります。今回は、オンラインセミナーをやる時の準備とZoomの設定について紹介します。オンラインセミナーはさまざまなトラブルが発生するので準備が大切です。オフラインでの成功体験を参考にしつつ、オンラインに特化した準備と仕組みづくりについて学んでいきましょう。

オンラインセミナーをやる時に欠かせないアイテムとは

 

まずはじめに覚えておいてほしいのは、オンラインのセミナーは、オフラインとまるっきり異なるということです。

オフラインのセミナーの場合は、会場での情報量が多すぎて、参加者はセミナーが始まるまで落ち着かないものですが、オンラインでのセミナーでは、視覚情報が画面に集中するため、届けたい情報を画面に映すことで参加者にきちんと届けることができる利点を持っています。ですから、オンラインのセミナーの場合は、パワーポイントをしっかりと準備することをお勧めします。

パワーポイントに掲載すべきお勧めの内容

パワーポイントには「題名」「目次」「講師プロフィール」「注意事項」「どうしても伝えたいこと」を書いて用意しておきます。それぞれの目的は次の通りです。

  • 題名:参加者にイベントのテーマや目的を理解してもらうため
  • 目次:参加者に心構えをしてもらうため
  • 講師プロフィール:参加者に講師の専門性や権威性を知ってもらうため
  • 注意事項:オフラインとオンラインでは進行が異なるため、オンラインでの注意事項をしっかりと守ってもらうため
  • どうしても伝えたいこと:主催者がPRやお知らせをする絶好の機会であるため

オンラインセミナーでは注意事項に工夫する

上記で説明をした「題名」「目次」「講師プロフィール」はオンラインでもオフラインでも特に変える必要はありませんが、「注意事項」はオンライン用に作成をしましょう。下の画像は、僕がオンラインセミナーを運営する時によく使う注意事項です。

 

ご覧いただいてわかるように、「講演中は、マイクをミュートにしてください」と言うフレーズはオフラインでは絶対に使わない表現です。このように主催者はオフラインとオンラインの特徴をしっかりと認識して運営をしましょう。
それと、オンラインセミナーは質疑応答が盛り上がります。チャット機能を上手に使うことで、Q&Aがとても盛り上がり、オフライン以上に双方向性をつくることができますオフラインのセミナーに比べて、質問の量と、効率がめちゃくちゃ上がります。質疑応答だけで素晴らしいコンテンツを作ることも可能です。

どうしても伝えたいことを書きましょう

上段でも書いたように、視覚情報が画面にだけに集中するため、どうしても伝えたい内容をパワポにしたためて、画面共有で参加者に見えるようにしておくと良いですよ。僕のオススメの活用法は、広告宣伝の場として使うことです。
その理由は、普段ほとんど観てもらえないPR情報をきちんと観てもらえるからです。例えば、テレビCMは15秒、SNSではほんの数秒ですが、Zoomセミナーの場合は、(開始5分前に参加者が続々と入室してくるので)正味3〜5分はパワポでのPRタイムとして使えるわけです。テレビCMの12〜20倍もの時間を告知に使えるわけですから、やらない手はありません。

双方向型オンラインセミナーを主催する場合のZoomの設定

 

この章ではZoomの設定についてお話します。まず、Zoomの設定を整えるために、スタッフはセミナー開始の30〜60分前に集合するようにしましょう。そして具体的に次の4つの設定をしておきます。

  • 主催者、講師、事務局/運営を共同ホストにする
  • 参加者をミュートにする
  • 講師をスポットライトにする
  • FacebookやYoutubeにストリーミング配信の準備をする

手順1:主催者、講師、事務局/運営を共同ホストにする

Zoomが開始された段階では、ホスト(主催者)以外は、全員が参加者です。ですが、Zoomの「共同ホスト」という機能を使うことで、参加者にホストの権限を付与することができます。ホストの権限を付与された共同ホストは、ミュートや記録の開始/停止など、ホストとしての管理権限を持つことができるようになります。

共同ホストが必要な理由

講師がセミナーに集中をすると、管理者としてセミナーをコントロールすることが難しくなるからです。例えば、パワーポイントの説明をしながら参加者をミュートにしたり、セミナーを進めながらZoomの接続トラブルに対応をしたり。
オンラインセミナーでは、オフラインセミナーに比べてトラブルが起きやすいのと、手元の操作が多くなるという2つのデメリットがありますので、セミナーをスムーズに進行できるように共同ホストを立てて運営しましょう。

共同ホストにヘルプをお願いしたい項目

  • 参加者のミュート操作
  • チャットに届いた質問を講師に伝える
  • 講師が伝えたセミナーの要点をチャットにまとめる
  • 講師が伝えたい情報をGoogle検索で探して画面やチャットで共有をする
  • Zoom中のハプニングの対応(音声が聞こえない、ビデオが映らない等)
  • レコーディングのバックアップ
  • セミナーの盛り上げ
  • セミナーの進行を妨げる参加者を退出させる

手順2:参加者をミュートにする

Zoomでセミナーを実施する場合は、ストリーミング配信をするのが一般的ですが、今回のテーマは「双方向性のあるセミナーを実施する」ためのhow to ですので、参加者を上手にマネージメントする運営手腕が大切になります。

そこで参加者の発言をコントロールするために「ミュート」機能を駆使するわけですが、下の画像をご覧ください。この画像の右下に「すべてミュート」というボタンがありますのでこれを押します。これを押すと、すべての参加者のマイクをミュートにすることができます。ですので、人数が多いセミナーになるほど効果的です。

 

「すべてミュート」を押すと、下の画像のようなポップアップが表示されます。このポップアップは、参加者が自分でミュートを解除できるようにするか否かを質問しています。ここにレ点をつけて「続行」を押すと、参加者は自分でミュートを解除することができます。一方で、レ点を外して「続行」を押せば、参加者は自分でミュートを解除することができなくなります。

  • 参加者がミュートを解除できると、質疑応答などのケースで双方向にコミュニケーションをすることができます。反面、何かの拍子にミュートを解除されてしまいセミナーに水を差してしまう恐れがある。
  • 参加者がミュートを解除できない場合は、セミナーをしっかりと聞かせることができます。反面、双方向性に欠けるというデメリットがある。

もちろん、どちらの場合でも主催者がその都度、マイクをON/OFFをすれば良いのですが、大人数のセミナーではそれは簡単なことではありません。ですので、予めどちらのスタンスで進行をするか決めておくことをオススメします。
どちらにしても一長一短です。しかし、テーマが双方向性であれば、ここではレ点をつけて「続行」を押して、参加者が自分でミュートを解除できるように設定しておくと良いでしょう。

 

注意事項が守れない参加者は退出させる

セミナーの進行を妨げる参加者がいたら、セミナーから退出をしてもらいましょう。有料のセミナーになると、心を鬼にできない主催者がいらっしゃいますが安全安心を担保した運営をするためには「全体最適」の視点は欠かせません。ですから、勇気を持って退出を願いましょう。

やり方は、参加者の画面にカーソルを合わせて「・・・」を押します。そうすると下の画像のようなボックスが表示されますので、ここにある「待機室に送る」を選んでください。これを押すと、対象者を待機室に送ることができます。

手順3:講師をスポットライトにする

Zoomにはスピーカービューと、ギャラリービューという2つの種類があります。スピーカービューは、話している人が画面いっぱいにアップになるビュー設定です。声に応じて自動的に画面が切り替わるのが特徴です。
もう1つが、ギャラリービューです。こちらは、最大25名までが1つの画面に表示されるビュー設定です。参加者が多い場合は複数のページにまたがります。

 
これがスピーカービューです(元格闘家 大山峻護さんのモーニング・オンライントレーニング)
 
これがギャラリービューです

オンラインセミナーをやる場合は、どちらかと言えばスピーカービューの方がオススメなのですが、スピーカービューは音声によって自動で画面が切り替わってしまうリスクがあります(←大きな問題)。セミナーが盛り上がってきたところで、画面が切り替わって水を差してしまうのは辛いですよね。

この問題を解決してくれるのが「スポットライトビデオ」です。この機能を使うことで、スピーカービューの画面を固定できますので、意図しない画面変更から守ることができます。この機能はすべての参加者の画面に反映されます。

使い方も簡単で、参加者の画面にカーソルを合わせて「・・・」を押します。そうすると下の画像のようなボックスが表示されますので、ここにある「スポットライトビデオ」を選択してください。これでOKです。

手順4:FacebookやYoutubeにストリーミング配信の準備をする

Zoomの映像をリアルタイムにあなたのFacebookやYoutubeに配信することができます。これを利用すると、無料でストリーミング配信ができます。これはZoom愛用者のお勧め機能の1つですので、次の記事を読んで使い方をマスターしておきましょう。

 

Zoomでセミナーを行なう場合は、オンラインならではのメリットと、デメリットがありました。メリットはそれを活かすことでセミナーを有益なものにできますし、デメリットもこちらの記事で対策(例:共同ホスト)を掲載しましたので、この記事を読んでオンラインセミナーに挑戦してもらえたら嬉しいです。

もし、あなたのオンラインセミナーを共同ホストとしてサポートしてほしいという方がいらっしゃればお気軽に問い合わせをいただければと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。