オンラインセミナーでの運営スタッフの役割(講師がコンテンツに専念できる体制づくり)

チームづくりの記事

Zoomでオンラインセミナーをする場合は、講師と運営スタッフを分けた方が良いです。これまで一人で生き抜いてきた講師は、オンラインセミナーも一人でやろうとしがちですが、オンラインの特性を踏まえると、明らかにチームを組んで運営するのがお勧めです。

以前のブログにも書きましたが、オンラインセミナーは、オフラインセミナーに比べて通信系のトラブルが起きやすいのと、手元のパソコン操作が多くなるという2つのデメリットがありますので、これらを乗り切るために講師と運営スタッフがチームを組み、役割を分けるべきなのです。

講師が運営スタッフに任せるべき項目

 

オフラインセミナーであれば、少々のトラブルがあってもその場の雰囲気で乗り切ることができますが、画面越しのセミナーになるとなかなかそうもいきません。しかも、トラブルには通信系やシステムが関わってくるため対応に時間を取られてしまうこともあります。そうなってしまうと、セミナーどころではなくなってしまうので、オンラインセミナーにはオンラインセミナーに適したやり方で臨むべきです。
オンラインセミナーは手軽なように見えて、実はかなり奥深いものです。ここでは、運営スタッフに任せるべき項目を整理してみました。

  1. ZoomのURL発行
  2. 参加者の入退室の管理
  3. MC
  4. 参加者のミュート操作
  5. チャットに届いた質問を拾い上げて講師に伝える
  6. 講師が伝えたセミナーの要点をチャットにまとめる
  7. 講師が伝えたい情報をGoogle検索で探して画面やチャットでの共有
  8. ハプニングの対応(音声が聞こえない、ビデオが映らない等)
  9. レコーディング
  10. タイムキーパー
  11. ブレイクアウトルームの組み分け
  12. セミナーの盛り上げ
  13. セミナーの進行を妨げる参加者を退出させる

オンラインセミナーの進行をスムーズに行い、セミナーの品質を担保するためにも、ここで挙げた13の仕事を運営スタッフに任せることをお勧めします。次にそれぞれの仕事について要点を解説していきます。

1:ZoomのURL発行

運営スタッフがやった方が良い理由として、メインホストを運営スタッフにすることができるからです。オンラインセミナーでは、講師の負担を下げることがリスクに強い運営に繋がりますので、運営スタッフが「ミーティングの予約」をするようにしましょう。

2:参加者の入退室の管理

Zoomで待機室を有効にした場合は、ひとりずつ承認作業をする必要があります。この作業を講師が受け持ってしまうと、セミナー中に遅刻をしてくる参加者の面倒まで見る羽目になってしまいます。参加者の管理は運営スタッフにまる投げすることをお勧めします。

3:MC

オンラインセミナーは、いい意味で距離感が近いので、きちんとT-UPしてもらうと権威性が担保できるのでお勧めです。ですから、講師のプロフィール紹介や、質疑応答のモデレーター役を運営スタッフに任せるといいでしょう。但し、運営スタッフも参加者の管理等でバタついている可能性があるため、MCを専任で手配しておくのもお勧めです。

4:参加者のミュートを操作する

オンラインセミナーでは、参加者が好きな場所から参加してきますので、想定外のノイズが聞こえてきます。ですから、セミナーの状況を見ながら、参加者のマイクをミュートONにしたり、OFFにしたり、音をコントロールをする必要があります。参加者が多くなるほど手間がかかる作業なので、これも運営スタッフに任せるようにしましょう。

5:チャットに届いた質問を読みあげる

オンラインセミナーでは質問をチャットで受け付けるようにします。そうすると、オフラインセミナーよりも質疑応答の時間が盛り上がります。ですが、チャットにはたくさんの質問があるので、講師がチャットを遡って質問を確認をしだすと効率が落ちます。そして、講師が自ら「質問を読んで答える」という形式は、権威性に欠けますし、双方向性のない時間になってしまうので、運営スタッフと掛け合いをする形で進行するのがベストです。

6:講師が伝えたセミナーの要点をチャットにまとめる

これはかなり大事な役割でして、オンラインセミナーの参加者は、オフラインでのセミナーほど集中力がありません。ですから、聞き逃しが多くなりがちです。そこで、講師が話した大切なポイントをチャットに書き残すようにします。こうすることで、参加者の満足度を高める効果があります。

7:講師が伝えたい情報をGoogle検索で探して画面やチャットで共有

講師が話した情報に対して、補足情報をGoogleで検索して、その画面を共有することで参加者の理解度を高めることができます。分かりやすい画像や、ホームページなどをGoogleから探して画面を共有します。講師にはこの作業をやる時間がないため、運営スタッフがパソコンを叩きながら情報を探して、参加者に共有する役割を担います。

8:ハプニングの対応(音声が聞こえない、ビデオが映らない等)

オンライン弱者や、Zoom歴が浅い方は、高確率でハプニングを引き起こすため、すぐにサポートができる体制が必要です。解除してはならないミュートを何事もなかったように解除してしまったり、想定外のトラブルに備えておきましょう。有料セミナーの場合は、このような方も無下にはできないため、やはり講師と運営スタッフを分けるべきなのです。

9:レコーディング

Zoomにはレコーディング機能(録音&録画)が付いているので、セミナーを行う場合はこれを使いましょう。録画データは、セミナーの反省材料に使えますし、又は販売用のコンテンツとして使うこともできます。万が一のことに備えて、運営スタッフと講師のそれぞれが録画をするようにしましょう。(ホストおよび共同ホストに録画権限有り)

10:タイムキーパー

オンラインセミナーを充実させるためにタイムキーパーは大切な役割です。これはオフラインのセミナーでも同じですが、Zoomでのオンラインセミナーの場合は、さらにブレイクアウトルームが使えたり、質疑応答が盛り上がりやすいため、オフラインのセミナー以上にしっかりとタイムマネージメントをすることが大切です。

11:ブレイクアウトルームの組み分け

Zoomのお勧め機能のひとつがブレイクアウトルームになります。この機能を使うと、参加者を仮想の個室にふり分けることができます。例えば、参加者が20人の場合は、4人組を5部屋や5人組を4部屋など、お好きな組み合わせで部屋割りができます。参加者の部屋割りは、Zoomに自動で任せるやり方と、ホストが参加者の特徴やタイプを考慮しながら手動で振り分けるやり方があります。セミナーでは、手動で振り分けた方が効果が高いのでこの作業を運営スタッフに任せると良いでしょう。

12:セミナーの盛り上げ

オフラインもオンラインも共通の課題として、セミナー開始直後は参加者が警戒し合ってなかなか発言が生まれないことです。そのような場面では、運営スタッフがサクラ役になり、チャットにコメントを入力したり、拍手をしたり、音声を入れたり、率先して雰囲気を良くするために動きます。オンラインセミナーでは相手の顔が見えづらいため、運営スタッフのリアクションが励みになります。

13:セミナーの進行を妨げる参加者を退出させる

これもオフライン・オンラインの共通の悩みでありますが、セミナーの進行を妨げる参加者の扱いについてです。何度注意をしてもセミナーを妨害する参加者がいた場合は、Zoomの待合室に移動させましょう。この警告作業を講師がやってしまうと角が立つので、運営スタッフが運営ポリシーに沿って対応することをお勧めします。


運営スタッフに任せたい13個の役割について書いてきましたが、オンラインセミナーの質は運営スタッフの力量によると言っても過言ではありません。運営スタッフへの投資にケチらずに、自分の味方になってコンテンツのよさを引き出してくれる運営スタッフを見つけましょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。