【Zoomで主催】オンラインイベント初心者でも簡単につくれる7つの方法

Zoomの使い方の記事

新型コロナウイルスによる3度目の緊急事態宣言が発令され、2021年のゴールデンウィークもSTAY HOMEとなってしまいました。多くの方が旅行を取りやめたり、予定を変更したりと影響が出ているようです。

地方自治体や企業も深刻!コロナで1000以上のイベントが中止を決定

Walker+でイベント中止情報を検索したところ、実に1289件のイベントが中止になっていました(詳細はこちら)。

この経済損失は計り知れず、ボクの地元の群馬県でも多くのイベントが中止になっています。例えば、群馬県館林市の「さくらとこいのぼりの里まつり」は、毎年5000匹を鯉のぼりが空を泳ぎ、この地域の1年に1度の晴れ舞台でした。そのようなイベントまで中止に追いこまれ、市民の皆さんや、楽しみにしていた方の気持ちを考えると残念でなりません。

今回の3度目の緊急事態宣言により、経済損失も、何千億円、場合によっては何兆円もの影響が出ると予想されています。

コロナによって自治体の税収減が深刻化!地域課題の解決がストップ

例えば、人口約154万人の神奈川県川崎市は、コロナの影響で来年度の市税収入が今年度に比べて約180億円減少する見込みだそうです。これによって、JR南武線を高架化する事業を見直すとか。もともと、この区間には、ピーク時に1時間あたり40分以上遮断しているいわゆる「開かずの踏切」が5か所あり、通勤・通学の時間帯には、警報音が鳴っても踏切内に進入していく人があとを絶たないほか、降りた遮断機を持ち上げて渡っていく人の姿もあり地域課題となっていました。しかし、総事業費が約1500億円が見込まれるということから、見直しを余儀なくされたようです。

オンライン会議アプリを使えば、多くのイベントは代替可能!オンラインツアーで観光もできる

新型コロナウイルスによって、社会が大きなダメージを受けていますが、特にイベントにおいては、オンライン会議アプリを使えば、多くのイベントが代替できます。

例えば、ボクたちはコロナ禍で新しく『オンライントラベル』というオンラインでの観光事業(詳しくはこちら)をはじめました。多くの自治体からお話しをいただいております。これは、Zoomというオンラインビデオ会議サービスを使うことで実現することができました。

先ほどのWalker+にある、例えば、神戸布引ハーブ園さんの、”園内各所で約17,000球の鮮やかなチューリップが咲き誇る。ロープウェイからの景色やハーブや花が華やかに咲く春のガーデン散策を楽しもう”というイベントがありましたが、確かに、現地開催は難しくても、オンラインでお見せすることはできたのに、、、と思います。

京都市右京区の世界遺産仁和寺の「僧侶による案内で巡る 特別プライベートツアー」も中止となってしまいました。こちらもオンラインでツアーをすれば良かったのに、、、と思います。

もちろん、先ほどの群馬県館林市の「さくらとこいのぼりの里まつり」も、です。

初めてでもできる!Zoomを使ったオンラインイベントの作り方とは?

ボクたちがZoomを使ってオンライントラベルを始めたように、Zoomを使えば、双方向性のあるオンラインイベントをつくることができます。ここから先は、オンラインイベントの作り方についてまとめていきます。

コロナを上手に乗り切るためには「発想の転換」が必要

多くの事業者・イベント主催者が、「コロナだから中止しなくちゃ」という発想になってしまっているように思えます。しかし、この環境下では、そうではなくて、「コロナだからオンラインでやる!!」という発想の転換が必要だと考えています。つまり、第一に「オンラインでどう実現させるか?」を考えることです。

とはいえ、オンラインに慣れていないと、アイデアが出ないのも事実。そんな時は、ボクたちにいつでもお声掛けくださいね(こちらからお気軽に連絡ください)。

【どこよりも簡単に解説】オンラインイベントを作る7つのステップ

オンラインイベントをつくる7つのステップはこちら。(と、その前に、Zoomの「アカウントを開設」しておきましょう。アカウントの開設方法がわからない方はこちらの記事をご覧くださいね)

  1. 誰に来てほしいか決める
  2. 開催する目的を決める
  3. コンテンツを決める
  4. 募集ページを作る
  5. 募集を開始する
  6. 進行表を作る
  7. 開催する

このレシピに沿って、イベントをつくっていきましょう。

ここから、一つずつ要点を絞って、解説していきます(詳細を書き記すと、記事が果てしなく長くなりそうなので、今回は要点に絞って解説しますね)

【1】誰に参加してほしいか決める!(ペルソナとも言う)

まずはじめに注意点です。昨年、コロナによる緊急事態宣言が発令されてから、社会のオンライン化が進み、社会ではいろいろな変化が起こっています。もちろん、生活者を取り巻く環境も日々変わりつづけています。

具体的には以下を理解しておくことが大切です。

  • オンラインでのコンテンツが増えすぎて可処分時間の奪い合いが起きている
  • 生活者はオンラインイベントに飽きている

オンラインイベントを作るためには、この2つの障壁があることを理解しておきましょう。このような環境下ですと、「ふわっとした企画」では参加してほしい相手の興味を惹くことができません。幕の内弁当のような「特徴がない企画」も難しくなっています。

ですから、イベントを成功させるためには、参加してほしい相手を丁寧に絞って、その相手が興味にを持つようなイベントをつくり、その相手にしっかりと届けることが大切です。そのために、「誰に参加してほしいか決める」こと何よりも大切なのです。

【2】開催する目的(なぜやるのか?)を決める!

リアルのイベントでも、オンラインのイベントでも同じ、開催する目的はとても大事です。この機会に、ボクが尊敬するサイモン・シネック氏の「ゴールデンサークル」について簡単に解説します。

ゴールデンサークルとは、上記の図のように、Why(なぜそれをするのか)、How(どうやってそれをするのか)、What(何をするのか)で構成されています。そして、特徴は、Whyを起点にして、HowとWhatを思考します。

▼Why:なぜそれをするのか
「何のためにやるのか」「何を信じているのか」ということ。例えば、iPhoneを開発したAppleの場合だと「我々のすることが世界を変えるという信念」を起点に、開発が行われました。

▼How:どうやってそれをするのか
「どのような製品をつくるのか」「どのように販売するのか」ということ。こちらも、Appleの場合は、「すべての製品を美しくシンプルにデザインし、誰でも使いやすいユーザーフレンドリーにする」という点です。

▼What:何をするのか
今回のテーマである「オンラインイベントは『手段』」なので、ようやくここで登場するのです。本来は、Whyから思考すべきなのですが、イベントを企画するときでも構いません。ぜひ、このタイミングで、Whyを丁寧に考えていただけたらと思います!

そして、こちらがサイモン・シネック氏がTEDで語った動画です。お時間のある時にご視聴ください!

【3】魅力的なコンテンツを決める!

リアルイベントのオンライン化にともない、まず、どのようなかたちで配信をするか決めます。リアルイベントとの大きな違いは、画面を通じて、イベントを開催することになるため、イベントをガイドするための「進行者(司会者/MC)」、そして映像を配信するための「配信者」の存在が必要になりますので、配役を整える必要があります。

次に、配信を「収録型」にするか、「ライブ」にするかを決めます

  • 収録型は、予め撮影して、編集したものをYoutubeにアップするようなかたち
  • ライブは、撮影している映像を、参加者にリアルタイムでご覧いただくかたち

これらの状況を整理した上で、コンテンツを考えていきます。

オンラインイベントの長所と弱点とは?

オンラインイベントの「弱点」は、生活者が現地に行けないため、五感を通じた体験ができないことです。ですから、現地の心地よい風や花の香りは感じてもらえませんし、地域の自慢のグルメも食べていただくこともできません。

一方で、オンラインでライブ配信をすると、「コミュニケーションができることが長所」になります。このように書くと、「リアルの方が顔を合わせて会話ができるじゃないか!」と言われそうですが、旅先で現地の方としっかりと会話をする機会は少ないのではないでしょうか?

実際に、ボクたちが開催しているオンラインツアーのアンケート調査によると、「リアル旅よりもオンラインツアーの方がコミュニケーションができた」という回答がとても多いのが特徴です。その理由は、リアルとは異なり、参加者が楽しむ選択肢がコミュニケーションに限定されるからです。

ですから、オンラインイベント(ライブ)の成功のポイントは、コミュニケーションにあります。

【4】参加者を集めるための「募集ページ」を作る!

さて、コンテンツが決まったら募集ページをつくりましょう。最初のうちは、難しいことを考えずに、簡単に作成できるものを選びましょう。

おすすめは以下の3つです。

  • Peatix
    募集ページをブログ感覚で作成することができて、サービスの中に決済機能も備わっているのが強みです。主催者にもっとも負担の少ないツールです。
  • Peraichi
    Peatixに比べると手がかかりますが、初心者でもおしゃれな募集ページをつくることができます。但し、決済や顧客管理は別のツールを使う必要があるので、パソコンが苦手だったり、簡単に済ませたい場合は、Peatixに軍配。
  • Facebook
    すでにFacebookのアカウントを持っている場合は、手間なく、イベントがつくれて、周りの知り合いにお伝えできるのでおすすめです。但し、こちらも決済や顧客管理は別ツールを使う必要があります。

ここで紹介したツールを賢く組み合わせて使うのがオススメです。それは、PeatixとFacebookの合わせ技です。メインの募集ページと、決済、顧客管理はPeatixで対応しつつ、Facebookは告知用として使います。Facebookで興味を持ってくれた方にはPeatixの募集ページをお知らせて、そちらで決済してもらいます!

このようにツール同士を組み合わせることで、予算(0円)をかけずに、比較的広範囲に向けて発信をすることができます。

【5】イベントの「募集を開始」する!

募集ページができたら、募集を開始しましょう。募集のタイミングは、イベント開催日の1ヶ月前に開始しましょう。早いにこしたことはありませんが、1ヶ月あれば十分です。募集期間から逆算して、スケジュールを組みましょう。

それと、そもそも論になりますが、冒頭の「誰に参加してほしいか決める」でも書きましたが、オンラインイベントの課題は、「オンラインでのコンテンツが増えすぎて可処分時間の奪い合いが起きている」「生活者はオンラインイベントに飽きている」です。ここが1番の難所です。

ですから、「この企画で参加者はよろこんでくれるか?」と企画段階から参加者のことを丁寧に考えて、参加者ファーストでイベントをつくります(多くのイベントは主催者の「ノリ」で開催されています、、、)。その後は、「スタッフ全員」で集客をがんばるのがポイントです。

【6】進行表を作って認識を統一する!

先ほど紹介したリアルイベント、例えば、「さくらとこいのぼりの里まつり」のようなリアルイベントでは、参加者に現地に来ていただいて、自由に観て歩いてもらえばいいわけですが、オンラインイベントになるとそうはいきません。

「コンテンツを決める」のところでも書きましたが、オンラインイベントでは、イベントをガイドするための「進行者(司会者/MC)」と、映像を配信するための「配信者」が必要になりますので、スタッフの認識を合わせるためにも進行表は必須です。特に、オンラインライブで開催する場合は、120%必須です。(収録型の場合は、撮影した映像を編集できるため、必要度は多少下がります)

進行表には、「時間」「コンテンツ」「誰が」「何をする」を記し、スタッフ間で事前に読み合わせをして、本番に望むようにしましょう。

【7】オンラインイベントを「開催」する!

ここまで来たらいよいよ本番です。本番で注意することは、参加者との「コミュニケーション」です。明るい気持ちで参加者をお迎えし、少々の失敗ではめげずに、明るく元気に開催してください!

Zoomのブレイクアウトルームとイマーシブビュー(没入型ビュー)の使い方をマスターしよう

オンラインイベントを開催したら、「ブレイクアウトルーム」と、「イマーシブビュー(没入型ビュー)」を使って、イベントをもりあげていきましょう。

ブレイクアウトルームとは、大人数のミーティングを一時的に小集団に分て、小さなグループに分割する機能です。ブレイクアウトルームは、Zoomを代表する神機能ですね。こちらの記事(ここをクリック)にブレイクアウトルームのいろはを克明に記載しましたのでぜひ読んでみてください。

そして、もうひとつの神機能が、Zoomが4月末にリリースしたイマーシブビューです(詳細はこちらから)。こちらは、最大25人の参加者を同じ仮想空間に配置し、会議室や教室の雰囲気を再現することができる機能です。

以前は、Zoomでこのような背景を再現するには、OBSなどの他のソフトが必要でしたが、今回のアップデートにより、ボタンをひとつ押すだけで実現できるようになりました。このイマーシブビューを使うことによって、オンラインでの講演やセミナーでの見栄えが改善され、イベント主催者はかなり重宝しそうです。

さて、かなり長い記事になりましたが、このあたりで『【Zoomで主催】オンラインイベント初心者でもできる簡単にイベントがつくれる7つの方法』について解説を終わりにしたいと思います。

日を改めて、オンラインのイベント作りに詳しく書いて行こうと思いますので、ブックマークをしておいてもらえたら嬉しいです。

最後までお読みいただきありがとうございました!