【Zoomの便利機能】神業ブレークアウトルーム!事前割当機能の使い方

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Zoomは便利だけど、「ホストはめっちゃ大変」と感じている方も多いはず。

それもそのはず、画面共有、チャット、投票、レコーディング、ブレイクアウトルームと機能が満載。これにファシリテーションまで加わってしまうともうてんやわんやですね。

主催者によっては、ブレイクアウトルームの部屋割りを「手動でしてほしい」というリクエストがありますが、ぶっちゃけワンオペでイベントを回している場合は、このリクエストに応えることはほぼ不可能、、、

かと思いきや、Zoomにはブレイクアウトルームの部屋割りを事前に決めておける「事前割当」とうい神機能があるのです。これを使えば、参加者が数十名を超えるミーティングでもワンオペでイベントを進行することができます。

今回はそんな便利な機能である「事前割当」についてシェアしていきます。

【神業】ブレークアウトルームの設定!手間暇を大幅カットするホストのテクニックとは

ブレイクアウトルームの神機能である「事前割当」はほとんどの方が知りません。確かに、大規模なイベントやミーティング、セミナーを実施しない方にとっては不要な機能かもしれません。反対に、Zoomを使いこなしてオンラインでイベントやセミナーを主催する方にとっては神機能です。

これを使えば、イベントやミーティングが開始した以降に、ブレイクアウトルームの部屋割をせずにすみますので、ホストの負担がグンと減ります。人数が数十名を超える中規模以上のミーティングやセミナー、イベントにオススメです。

【事前設定その1】Zoomの事前割当機能を有効にする

Zoomの事前割当を行うためには、「事前割当」ができるようにZoomの設定を変更する必要があります。

Zoomのマイアカウントを開いて、画面左側にあるメニューバーの「設定」を開きます(下図)。

そして、画面中央にある設定項目を下にスクロールをしていくと、「ミーティングにて(詳細)」というカテゴリーがあります。ここにある「スケジューリング時にホストが参加者をブレイクアウトルームに割り当てることを許可する」チェックボックスにレ点をつけます(下図)。

この設定が有効になりますと、ミーティングを新規作成するときに「ブレイクアウトルーム事前割り当て」のチェックボックスが表示されるようになります。

【事前設定その2】事前割り当てを使ったミーティングの作り方とは

事前割当の機能をONにしますと、ミーティングを新規作成するときの設定画面で、「ブレイクアウトルーム事前割り当て」の設定が可能になります(下図)。

ここで「ブレイクアウトルーム事前割り当て」のチェックボックスにレ点を入れます。そうしますと、事前割当をするための方法論が2つ表示されいます。
1つ目は「ルームを作成」、もう1つは「CSVからのインポート」です。

どちらの手段を選択するかはイベントによりけりです。それぞれの特徴を簡単にご紹介します。

  • 「ルーム作成」→Zoomの設定画面に参加者のメールアドレスをベタ打ちしていきます。参加者のメールアドレスをべた打ちするのでかなりの手間暇がかかります。
  • 「CSVからのインポート」→CSVを一括でアップロードすることができます。とても便利です。手持ちのデータをそのまま使えるのであればラクですが、改めて手入力でリストをつくるような場合は「ルーム作成」の方がラクで安心かと思います。

参加者が多くなるほど、CSVによる一括でのアップロードがラクになりますよ。

【ミーティング開始後】ホストがやるべきブレイクアウトルームの確認について

ミーティングを開始したら、ブレイクアウトルームの確認をしましょう。ブレイクアウトルームのボタンを押下すると部屋割りが表示されます。予定通りの部屋割ができているかを確認します。

※ブレークアウトルームについては下記の記事で詳しく解説していますのでご参考にどうぞ。

ブレークアウトルームの活用方法はこちらに詳しくまとめてありますのでご覧くださいね。

ちなみにこの機能は、参加者が入室したタイミングで部屋割りに反映されるため、参加者が全員入室したら「再作成」を押下しましょう。事前設定が有効になっているのが確認できます。

注意点はメールアドレスが不一致の場合は割り当てがされません。その場合は、「未割り当て」の扱いになるため、別途手作業での割り当てが必要になります。

【本日のまとめ】大規模イベントを運営するときは事前割当を使おう

事前に参加者のメールアドレスが分かる場合は、「事前割り当て」を使うことでホストの負担を軽減することができます。

但し、ブレークアウトルームの部屋割りは「事前割り当て」機能を使ってもなかなか手間がかかって大変ですので、イベントやミーティング、セミナーなどでの外せない大事な場面以外は「自動割り当て」がオススメです。

「事前割り当て」はオススメの機能であるのは間違いありませんので、有効に使っていただけたら嬉しいです。

Zoomのチャット機能も使い倒すと最高にたのしいです!

最後までお読みいただきありがとうございました。