Zoomミーティングに世界7カ国が集結!世界規模の会議を運営するブレイクアウトルーム活用術とは

主催イベントの記事

僕が運営に参加しているコミュニティ「越境3.0オンラインサロン」が主催をして、「越境3.0SDGsサミット」を開催しました。6か国の外国人が「Zoom」に集まって、白熱したミーティングになりました。今回は、越境3.0オンラインサロンが主催した「Zoomで世界規模のイベントを運営する方法」について記事を書きますね。

コミュニティ運営の可能性!オンラインサロンが世界規模のミーティングを主催

越境3.0オンラインサロンは、CAMPFIRE Communityというプラットフォームを使っています(こちらです)。越境3.0オンラインサロンのコンセプトは、「プロジェクトで日本と世界をつないで一つにする」です。このコンセプトに共感してくれた少数精鋭20名の仲間たちと濃厚な活動をしています。

今回は、越境3.0オンラインサロンが主催して世界に住む外国人とZoomでつないで、世界のお話しから新規事業のアイデア出しまで2時間たっぷりと語り合いました。

Zoom×オンラインサロン=無限の可能性!SDGsを語るオンライン会議

今回は世界6か国の外国人と共に、白熱したミーティングを実施しました。アゼルバイジャン、アラブ首長国連邦(ドバイ)、アイスランド、韓国、モンゴル、スーダンという顔ぶれ。日本側も、東京大学の生徒4名に経営者からサラリーマンまで様々なメンバーでディスカッションしました。

オンラインならいつでも世界と繋がることができると思っていたけど、今回のSDGsサミットを開催するまでに2年間の月日が経ってしまいました(反省)。

その理由は様々ですが、今回僕たちがこのイベントを開催できた理由は「コロナ禍でオンラインのリテラシーが高まったおかげ」だと思っています。世界中で一気にオンラインビデオ会議アプリが普及したことに伴い、世界に住む外国人もZoomを問題なく使うことができるようになりました。

Zoomでの会議を選んだ理由!Zoom vs Webex vs GoogleMeetを徹底比較

Zoomの対抗馬として、WebexやGoogleMeetなどの人気アプリがありますが、僕たちがZoom video communicationsを選んだ理由は、「知名度」「ブレイクアウトルーム」「レコーディング」の3つです。Zoom、Webex、GoogleMeetについての詳細はこちらの記事をご覧くださいね。

知名度という観点で、Zoomはコロナショックが加速した3月以降にZoomのダウンロード数は急増していまして、株価については2020年1月頃は約66$だったものが7月2日時点では約261$になり、約4倍も急伸しています。このことからもZoomが世界的に影響を与えていることが分かります。

WebexやGoogleMeetには無い機能として「ブレイクアウトルーム」「レコーディング」の2つの機能が有益です。今回の越境3.0SDGsサミットでは、この2つの機能を使い倒して愉しみました。詳しくは後述します。

Zoomをインストール!「サインアップ」と「サインイン」の意味の違いを解説

とは言え、世界にはZoomに不慣れな方もいるため、Zoomのインストールの方法から説明をしました。普段、パソコンやインターネットに触る機会がない方はZoomのアプリをダウンロードされていない方もいるため、この辺りは丁寧に実施しました。

インストールが終わっても、ITやPCに不慣れな方はサインアップとサインインの違いが分からないもの。

サインアップ(sign-up)とは、「署名をする」「契約や登録をする」という意味で、Zoomでは「新規登録」「アカウント作成」を指しています。Zoomを初めてやる方はサインアップ(新規登録/アカウント作成)をする必要があります。

サインイン(sign-in)とは、「ログイン」と同義です。ログオンは以前から使われていましたが、サインインは比較的最近になって普及した用語です。サインインをした後、退出することをサインアウト(sign-out)と言います。

詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてみてください。

Zoom Pro(プロ)に登録してZoomを使い倒す!40分時間制限の壁を突破

Zoomを使えば、越境3.0オンラインサロンが主催した「越境3.0SDGsサミット」のように世界の方々と繋がれる時代になりました。飛行機にも乗らず、高いお金を使わずに世界と繋がれるのです。

とは言っても、使っているZoomが無料(フリー)プランですと、Zoomの良さを活かせません。そこで、Zoomの有料プランに登録することをオススメします。

Zoom Pro(プロ)のライセンスはひとり起業家や個人事業主、Webセミナーやオンラインサロンを主催される方にオススメです。月額2000円で豊富な機能が使えます。

無料版では、3人以上でミーティングをする場合は制限時間が40分と定められております。有料版では、上限24時間までミーティングや会議を行うことができるようになります。

深いテーマを話し合う場合や、大人数で会議やミーティングをする場合は、とても40分には収まりません。40分経過するごとに中断をしていてはストレスになりますし、集中力も続きません。会社や組織のブランドを傷つけてしまうこともあるでしょう。

オンラインの無限の可能性を手に入れるなら2000円は安いものです。有料プランになると次の機能が使えるようになります。

  • 100人までミーティングに招待可能
  • 24時間連続で使用可能
  • ユーザー管理機能
  • 管理者機能コントロール
  • レポーティング機能
  • カスタムパーソナルミーティングID
  • スケジューラー指定
  • クラウド保存

無料プランと有料プランの差が時間制限だけにフォーカスされがちですが、管理者機能やユーザー管理機能が充実するのでビジネスで使うなら有料プラン一択です。

Zoomミーティングの注意点は「 iPhoneでの参加はNG」!Zoom×スマホ=不便

今回、外国から参加する方には「パソコンを使ってZoomに入ってください」とお伝えしました。この理由は、スマホは画面が小さいからです。画面が小さいと、文字が見えづらいですし、チャットの使用も不便になります。

もともとが言葉(言語)に限界があるミーティングですので、少しでもコミュニケーション環境が良くなる方法を選びました。スマホは便利なので、ついついiPhoneで参加してしまいがちなのですが、Zoomの機能を最大限使い倒すならパソコンが1番です。

パソコのスペックが「Windows10 64bit CPU:Core i7 クアッドコア以上」、Macの場合もこれと同等以上のスペックがあれば、バーチャル背景の設定などもできます。

Zoomホストの重大局面!ブレイクアウトルームの部屋分けで工夫したこと

今回、僕がブレイクアウトルームで工夫したのは「言語のレベルを考慮してグループ分けをする」ことでした。外国人の多くの方は日本語が話せる方でしたが、もちろん十分ではない方もいます。そのような方には、英語が話せる日本人と同じチームにすることでコミュニケーションの問題をクリアしました。

さらに、ファシリテーションが得意な日本人を各チームに配置。こうすることでブレイクアウトルームが盛り上がります。ブレイクアウトルームは、コンピューターが勝手に部屋割りをしてくれるのですが、あえて人手で相性を考慮しながらグループを分けることで意図的に盛り上がりを創りだすことができます。

ブレイクアウトルームで恋愛話!アイスブレークに最適な使い方とは

ブレイクアウトルームを使う場合は、「テーマ」を決めると盛り上がります。僕がよく使うテーマは、「共通点探し」です。4~5人のチームをつくって、共通点探しをしてもらいます。

参加者には20分のブレイクアウトルームで、自己紹介をしながら20個の共通点を探してもらいました。次のような共通点がありました。

  • ドラゴンボールを読んだことがある⇒全員共通点あり
  • 初恋は高校生になってからした  ⇒一人を除いて全員が×
  • 寝る時は枕を使う        ⇒全員共通点あり
  • パンよりもお米の方が好き    ⇒全員共通点あり
  • 外国人と仕事がしたい      ⇒全員共通点あり

ちなみに、このチームは日本人3人・韓国人1人・モンゴル人1人の計5人でした。「初恋が高校生になってから」というセリフを聞いたときは驚きました。日本と世界の恋愛事情は少々違うようです。

会員と一緒に創る新規プロジェクトが始動!オンラインサロン運営でできること

ブレイクアウトルームの2回目は、「世界のみんなとコラボしてやってみたいこと」にしました。日本人と外国人が一緒になって世界のためにできることを考えてもらいます。こちらも20分のブレイクアウトルームのミーティングでいろいろなアイデアが出ました。

例えば、

  • 日本の学生は世界の情報をもっと欲しいという欲求があるので、世界のビジネスの窓口を学生がやる
  • 日本の技術が欲しいけど日本の職人は世界を向いていないので定年退職した人を世界に派遣させたい
  • オンラインツアーを主催したい
  • 料理で世界をひとつにするコンテンツをつくりたい
  • 世界の子供たちの動画を撮って、1つの物語にして発信したい

などなど、20分のプチミーティングとは思えないほど濃いアイデアがたくさん出てきました。

これ以外にも、「ドバイにはマスクケースが無いので日本から調達したい」というリアルなビジネスの相談までありました。

Zoomは飲み会だけに使うのは勿体ない!Zoom会議はSDGsを考える場に最適

中国江蘇省を訪問し、市政府の方々と有意義なミーティングができました(2019年)

Zoomを使っている半数の方は、いわゆるZoom飲みでしか使っていないようです。Zoom飲み会も楽しいのですが、これだけでは勿体ないと感じています。今回、僕たちが主催した「越境3.0SDGsサミット」のようにZoomなどのビデオカンファレンスアプリは、世界各国の方と会話をしてこそその機能に恥じない使い方だと思っています。

このSDGsサミットををきっかけに、みんなのチャットグループを作りまして、このグループでは各自のYoutube番組をシェアし合ったり、イベントの感想を言い合ったりしています。世界7カ国の方が参加するグループチャットも珍しいですよね。

コロナ禍によって、ソーシャルディスタンスと言われていますが、人と人の心の距離はオンラインのおかげでむしろ近づいたような気がしています。

ウェビナー参加もOK!Youtube&Facebookにストリーミング配信をする

今回の模様は、越境3.0オンラインサロンのFacebookグループにストリーミング配信をしました。これによって、仕事やプライベートの都合で「ながら参加」しかできないメンバーはウェビナーとして参加することができるのです。

もちろん、この動画はアーカイブでも残っていますし、Zoomのレコーディング機能を使って録画もしているので越境3.0オンラインサロンメンバーはいつでも観ることができます。

Youtubeへのストリーミング配信のやり方はこちらの記事にまとめてあります。Facebookへのストリーミング配信のやり方はこちらの記事にまとめてあります。

今回の参加国のうち、このブログの読者のほとんどの方はアゼルバイジャン、アイスランド、モンゴル、スーダンに行ったことがないと思います。彼らは日本人ともっと会話をしたいというニーズを持っています。彼らは「日本を尊敬し、日本を愛している」のです。

僕たちがフィジカル的になかなか行けない場所ではあるのですが、オンラインだからこそ彼らと繋がることができます。オンラインを使うことで世界との距離が近くなります。僕はコロナ禍で世界との距離が縮まったと思っています。世界との新しいソーシャルディスタンスです。

越境3.0オンラインサロンではオンラインのチカラで、日本と世界の距離をもっと縮めていきます。

最後までお読みいただきありがとうございました。