コミュニティを運営するために必要な時間効率化スキルについて

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コミュニティ・ラボ編集長の飯塚裕司です。

 

コミュニティの運営においてもっとも大切なものは「時間」です。

コミュニティの運営の仕事は、メンバーへのコメント返信から、フォロー、イベントの準備、会員の管理などなどいろいろな仕事があります。丁寧に時間を掛けながら進めたいものの、会員数が増えれば増えるほど、マネジメントで手一杯になってしまうことさえあります。

これは何もオンラインサロンに限ったことではありません。会社での仕事も同じでしょう。

では、私が編集の仕事や、コンサル業務をしながら、オンラインサロンを3つも運営している時短化テクニックを少しお伝え致します。

時短を考えるならまずは仕組み化を考えるべし

基本的には、すべての事柄をマニュアルにしておくのが最も理想的な考え方です。

マニュアルとはデジタル大辞泉によると

1:機会・道具・アプリケーションなどの使用説明書、取扱説明書、手引書

2:作業の手順などを体系的にまとめた冊子の類

と書かれています

少し言い方を変えると「自分が行動するための手引書であり、手順のまとめ」です。

例えば、歯を磨くときに、歯ブラシを手に取る→歯磨き粉をつける→歯ブラシを口に入れる はマニュアルの1つです。

時短をするためには「(無駄に)考える時間を減らす」ことが最も大事になります。ですから、イベントの募集を掛ける際に、「何を書けばいいんだろ~」と悩むことがそもそも愚の骨頂なのです。必要事項をマニュアルにしておけば、悩む必要は一切なく、その順番通りに書いていけばいいわけです。

私の場合、以前はファッションに凝りすぎて、服が大量にあって、毎日着る服を決めるのに一定の時間迷っていました。が、そこに時間の無駄を感じたので今は「私服の制服化」を進めて、同じ服を数着買って、それを毎日着こなしています。選ぶ時間を短縮するには最高の方法です。

コミュニティ運営に適したテンプレ4選

例えば、コミュニティ発でイベントを量産したい場合は、以下のテンプレを作っておくと便利です。

①開催案内

②注意事項

③会場リスト

④会計方法

今から書くことをそのままコピペしてお使いください

ユーザー辞書を使ってテンプレを作成する

開催案内や注意事項は抜け漏れがあるとマズイし、何度も書いたり言ったりする機会が多いので、テンプレ化をしてしまいましょう。そのために、ユーザー辞書を使います。

例えば、開催案内の場合は、「か」と入力すると自動で<タイトル><内容><日時><場所><会費><プレゼン有無><募集期間><申込方法><支払方法><キャンセルポリシー>に変換されるように設定しておきます。

注意事項の場合は、頭文字である「ち」と入力すると自動変換で禁止5カ条(①講義中の写真・動画撮影、②録音、③Live映像の流出、④講義中の講師の発言やノウハウの流出、会場内での喫煙・ご飲食)が出るように設定しておくとよいでしょう。

Google driveを活用して共有をする

会場リストはGoogle driveにスプレッドシートでリスト化をして、さらにリンクでメンバーと共有しておくと便利です。メンバーが知っている良い会場、良いお店。そして、実際に使ったお店などを記載しておくことで、TPOに合わせて即時に選べるようになります。インターネットで検索するのは時間の無駄だし、選択するための踏ん切りがつかいケースが多々あるものです(「本当にこの場所でいいのか?」と心配になる)。信じられるのは自分と、身内だけ。会場をリストを作って、メンバーで共有しておきましょう。

便利なアプリを活用する

オフ会や懇親会を開くと、今までは会計作業が面倒でした。事前に集金作業を行ったり、最後に割り勘をしたり、そして金額が合わなくてアタフタしたり、誰からもらったのか分からなくなったり。とにかく面倒でした。でも、そんな煩わしさを一発で克服できるのがpolcaというアプリです。

事前にpolcaでお支払いを済ませておけば、時短に貢献するだけでなく、良い雰囲気のまま終えることができます。そして、polcaで集めた金額は手数料無しで銀行振込ができるので使い勝手も良いです。

以上、如何でしたでしょうか。

世の中の時短本には載っていない最先端の時間節約術です。

運営スキルの大きなポイントにもなるので、是非ご活用下さい!