【ZOOM会議に超便利】リモートワーク初心者のためのオンラインファシリテーションのテクニック

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コロナショックを機に、リモートワークや在宅ワークが進み、オンラインで仕事をする人が急増しました。これによって、オンライン会議も増えているわけですが、巷ではWebexやMicrosoftのTeams、そしてZOOMが人気ですね。

相手に合わせて、どのアプリでも使えるように慣れておくことが、これからのオンライングローバル時代にはとても大切なことです。

今回の記事でお伝えすること

今回の記事は、オンラインでの『ファシリテーションが苦手』だという方の声に応えて書いていきます。これからお伝えするノウハウは、どのオンライン会議アプリでも使えるノウハウなので、これを読んでオンラインファシリテーションの技術を身につけていきましょう。

この記事を読めばオンラインファシリテーションが格段に上手になりますので、最後まで読んでみてください。

オンラインファシリテーションのノウハウ3選

今日お伝えするのは次の3つのテーマです。

  1. 目安の時間を決めておく
  2. 質問を考えておく
  3. 会話の温度を把握し温度が下がってきたら話を変える

それぞれを深掘りしてみていきましょう。

①目安の時間を決めておく

『時間を制する者は会議を制す』です。この章では『ミーティング時間』と『沈黙時間』についてお話をしていきます。

ミーティング時間を決めておく

まず、ミーティング時間30分、1時間、1時間半、2時間の単位であらかじめ決めておきましょう。オンラインミーティング(ZOOMなど)に慣れてくると分かるのですが、オンラインミーティングは、オフラインのMTGに比べて話の脱線が少なくなりがちなので、淡々と進む印象がありまして、必要最小限の時間で設定するのが良いですよ。

沈黙を制する裏技

オンライン会議で主宰者が恐るもの第1位は、「沈黙時間」です。これがイヤで主宰を逃げている方も少なくありません。そんな方にお勧めしたいのがこちらのノウハウです。

沈黙時間の許容範囲を決めておく

これはあまり知られていないノウハウなのですが、これをするだけで『沈黙の時間』への抵抗力が高まります。

そのためには、あらかじめ「沈黙が発生するのは仕方のないこと」だと受け入れるマインドセットをしておくことが大切です。その上で、沈黙が「何秒続いたらテーマを変えるか」などの許容範囲を決めて、準備をしておくと抵抗力が高まりますし、焦ったり、慌てたりすることがなくなります。

それと、みんなが集まる場に沈黙はつきものです。オンラインでも、オフラインでも沈黙はつきものですから、オンラインでの沈黙が恐いと感じる人は慣れていないだけです。苦手意識がある方も慣れれば大丈夫です。落ち着いてやりましょう。

②質問を考えておく

60分のミーティングの場合は、あらかじめ質問を20個作っておくと良いですよ。1つの話題を3分で完結すると仮定した場合、1時間で20個の質問があれば大丈夫です。その中で盛り上がったテーマがあれば、それを深掘りしたり、広げたりしながら時間をコントロールすればいいわけです。このようなケースでは3の倍数(3分、6分、9分…)で時間を管理するといいですよ。

次はシンプルなのにイカしたテクニックをお話しします。

会話を深掘りするテクニック

まずは、『話を深掘りする』というテクニックについてお話ししますが、結論は『5W1H』を使うことです。

  • いつ
  • どこで
  • だれが
  • なにを
  • なぜ(なんで)
  • どのように

ですね。

いつ、誰が、どのようにの5W1Hを中心に会話をするとテーマを深掘りすることができます。会話に詰まってしまったり、沈黙が発生した場合はこの5W1Hを使いましょう。

会話を広げるテクニック

結論は、会話を振る時には5W1H以外を使いましょう。そこで1番使えるのは、『他には?』です。他には?を使って会話をすると、相手の頭の中の引き出しから次々にいろいろな話題を引き出すことができます。

もう一つのテクニックは、『同じ話題を、別の人に振る』です。これを会話の『サイドチェンジ』と呼びますが、サッカーのサイドチェンジを思い浮かべてもらえばいいでしょう。

話題を大きく展開することで、みんなの緊張感が保たれますし、均一に会話する機会が作れるので効果的です。

 ③会話の温度を把握し温度が下がってきたら話を変える

会話には熱量があります。盛り上がっている時は熱量が高いですし、沈黙をしている時は熱量が低くなっている時です。ただし、勘違いをしてはいけないのは、熱量が低いから悪いということではありません。

ただし、思い浮かべてほしいのは、火力が弱くなったキャンプファイヤーは薪をくべないと自然鎮火してしまいますので、ファシリテーターは良いタイミングで薪を差し出すスキルが必要です。

そこでこの章では、会話の温度が下がってきたときの薪をくべるタイミングについて2つのノウハウをお話しします。

  • 『沈黙が10秒続いたら』や『3秒の沈黙が3回続いたら』というように定量的な指標を用いて、アクションを発動させる基準を設けておくと良いですよ。
  • 参加者のうち『過半数がながら参加』をしだしたら、話題を変えたり、終了の合図とする

人間には他人の熱量や、温度を感じる能力が備わっています。ただし、他人の熱量や温度に対して敏感な人もいれば、センサーが弱めな方もいらっしゃいます。ですので、このような指標を設定しておくおとても便利です。最初は煩わしいと思うでしょうが、慣れれば自然とできるものです。

これらのテクニックを使えば、オンラインのファシリテーションを恐れる事はありません。自信がない時やオンラインのミーティングを始める前にこの記事を読み直しておさらいをしておきましょう。他にもいろいろなテクニックがありますが初級編としてはこれで大丈夫です。

最後にお伝えしたいことがあります。

それは「練習は嘘をつかない」ということです。

まずは少人数でやってみる

慣れるまではまあまな親しい仲間と3人でZOOMをしてみるといいですよ。気心しれた仲間だとなあなあになりますし、親交がない相手だと緊張します。ですので、「まあまあ親しい仲間」とやりましょう。慣れてきたら、少しずつ人数を増やしていくようにしましょう。

ファシリテーションスキルの目安として、8人規模の飲み会がファシリテートできるようになれば十分なオンラインファシリテーションの力があるといえます。

これ以上の人数になった場合は、ZOOMでのブレイクアウトルームを使ってグループに分けしてやると良いですよ。こういうテクニックを使えば、オンライン歓迎会、オンライン送別会、オンライン誕生日会などいろいろなイベントを運営することができます。

これからは、オンラインのファシリテーションスキルが大切な時代になります。今からオンラインファシリテーションのやり方を意識して、ZOOMを主催することで3ヶ月後、半年後には素晴らしいオンラインファシリテーターになっていると思います。

それではまたお会いしましょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。