【オンラインZOOM会議】ファシリテーターが注意すべき3つの問題と解決策

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コロナウイルスの影響もあって、在宅ワークやリモートワークが増えて、ZOOMのダウンロード数が急増しています。これにともなって会議の開催地が、会議室からオンラインに変わりました。ファシリテーターや参加者は、オンラインのミーティングや会議のやり方に1日でも早く慣れるようにトレーニングをしていきましょう。

今回は、オンライン会議でのファシリテータ-が注意すべき3つの問題と解決策についてお話しします。これを読めば、ファシリテーターとしての心構えと、具体的なノウハウに入りますので、楽しく読んでもらえたら嬉しいです。

まず、3つの問題とは次の通りです。

  • 発言したいのにできない人がいる
  • 全体の一体感が生まれない
  • 発言者が偏る

あなたも1度は体験したことがあるのでは。
それぞれを深堀りしていきましょう

①発言したいのにできない人がいる

会話が得意でない人や、オンラインに慣れていない人は発言のきっかけを掴めずに喋りたいのに喋れない…という人がいます。オンラインの特性として、参加者が会話の口火を切りにくかったり、発言のタイミングが被ってしまい引っ込めてしまったり、手を挙げているのに気づかけなかったり、オフラインに比べて難しい面があります。

ファシリテーターが注意するべき点としては、ちょいどいん塩梅で、発言できない人に対して、発言の機会を与えてあげることです。もし、これをミスってしまうと、「“このメンバーでの”ZOOMは楽しくない」という評価になりますので注意が必要です。

参考までにですが、オンラインサロンやオンラインを中心にしたコミュニティを運営している方は、ZOOMはメインコンテンツの1つになるため、満足度の高いZOOM運営は、会員の維持やコミュニティの活性化に密接に関連性があるため、オンラインファシリテーションによって顧客満足度を高めるスキルが必要になります。

②全体の一体感が生まれない

会議室に籠って行うミーティングや、個室での宴会は一体感が生まれる最適な場所でした。ところがオンラインでの会議やミーティング、飲み会になると、一体感を形成しづらいデメリットがあります。

その理由は、

  1. それぞれが異なる場所で参加
  2. それぞれが異なる状況で参加
  3. ながらでの参加
  4. 集中力が切れやすい

というオンラインならではの弱点があり、一体感が生まれにくいのが特徴です。

同じ目的や興味によって参加しているのにも拘らず、デメリットが優勢になってしまうのがオンラインの特徴。これを克服するために、オンラインファシリテーションのスキルが大切になります。

③発言者が偏る

これは通常の会議でも起こりやすい現象ですが、先ほども述べたようにオンラインの弱点も相まって、2時間のミーティングで一言も発言しない人がいるケースもよくあります。オンラインでミーティングを開く場合は、オフラインの時以上にメンバーの状況に目を配って、運営をする必要があります。

それぞれの課題について簡単にポイントも述べましたが、次にオンラインファシリテーターが心がけるべき3つの心得について説明していきます。

  1. 目的を意識させる
  2. 全体に気を配る
  3. 大きなリアクションで頷く
  4. スマホでの参加はNG
  5. 時間と発言の配分をコントロールする
  6. 参加者の話を引き出す

目的を意識させる

ミーティングや会議を開催する前に「目的」や「テーマ」をはっきりさせましょう。オフラインであれば、目的やテーマが不透明でも場の熱量やメンバーの相性によってなんとなくテーマが決まり(←有益なテーマか否かは別にして)、前に向かって進むのですが、オンラインではそもそもの会話が盛り上がりづらいので流れに任せるのは危険です。

オンラインファシリテーターやコミュニティマネージャーのような存在の方が、目的やテーマを定めて、その上でメンバーに意識させながら運営をする必要があります。

このような時にお勧めなのが、ZOOMのチャット機能です。ZOOMのチャット機能を使って、ここにテキストで「今日の目的は○○○です」や「今日のテーマは○○○についてです」と入力しておくだけで、話がズレたり、沈んでいるときに原点回帰できるのでお勧めです。

ファシリテーターのそもそもの役割は、参加者一人ひとりの発言を促して、より高度な議論ができるように先導したり、適切な解決策が見つけられるように議論を誘導したりして、場をまとめていく人です。

ですので、その最初の一歩目が、目的設定や、テーマ設定になってきますので、オンラインの弱点を認識しつつ、オフラインの時以上「目的」と「テーマ」を意識して進めていきましょう。

全体に気を配る

ファシリテーションの本質が変わるわけではありませんが、オフラインからオンラインに土俵が変わるため、ファシリテータ-には丁寧な気配りが求められます。この章ではファシリテータ-に求められる気配りを3つお伝えします。

大きなリアクションで頷く

オンラインでは画面が小さかったり、通信状況によっては相手のリアクションが十分に確認できない場合はがあります。さらに、今現在はオンラインでのミーティングや会議に慣れていない参加者も多く、不安に思いながら参加しているメンバーも多いので、ファシリテータ-には丁寧な気遣いが求められます

相手がスマホで参加している場合も想定して、大きなリアクションで頷いたり、表情を豊かにしたり、手を動かしたりしながら参加者の発言を歓迎しましょう。

大多数のファシリテータ-がオフラインのミーティングに慣れすぎてしまっているため、相手に気を配ったり、ネットの接続状況を気にする必要がなかったので慣れるまでは大変かもしれませんが、オフラインでのミーティング以上に、丁寧な進行が必要です。

オンラインは便利な反面、コミュニケーションの基礎である”相手の表情や意図をくみ取る“ことの難易度が上がりますので、自分も含めて、参加者全員にリアクションの大切さを説きながら気持ちいい運営を実践しましょう。

ファシリテーターはスマホでの参加はNG

オンラインファシリテーターの基本の「き」のお話しとして、ファシリテーターはスマホではなく、必ずパソコンで参加するようにしましょう。その理由は、スマホだと画面が小さすぎるからです。

オンラインファシリテーターは、参加者の状態に気を配りながら、ミーティングや会議を進行する必要がありますので、スマホですと、画面が小さいためそれぞれの様子をチェックしきれないという問題があります。

お笑い芸人キングコングの西野亮廣さんが、「ひな壇芸人を辞めたのは、スマホ時代は画面が小さくて、ひな壇という存在が生き残るには厳しい時代になったから見切って次の活動をはじめた」と言っていますが、まさにそれです。小さな画面で全体を把握するのは困難ですので、ファシリテーター役の方はパソコンを使いましょう。

時間と発言の配分をコントロールする

満足度の高いZOOMを進行するには、時間と発言をコントロールすることが大切になります。これはオンラインに限らず、オフラインのミーティングや会議でも同様ですが、ファシリテーターとしてこの2つをしっかりとマネジメントしていきましょう。

終了時間を決める

時間については、開始時時間だけでなく、終了時間を決めるようにしましょう。ZOOMの場合は、終了時間を決めておかないと、途中でうまく抜けられなかった参加者がダラダラと最後まで居続けてしまい、切れるに切れなという悲しい結末になりやすいので、あらかじめ定めておくことが大切です。

小道具を使う

それともう1つのポイントとして、基本に忠実にタイマーを使うことをお勧めします。この理由は幾つかありますが、そうちの代表としては、「ひとりの人が会話を独占しないため」です。どんなに長くても5分を限度に打ち切るようにしましょう。

先ほども述べましたが、オンラインの特性上、参加者は飽きやすくなっているので、誰か一人の演説が始まってしまうと、他の参加者の集中力が切れたり、ながら参加を始めてしまいます。ですから、タイマーを使って時間をコントロールしましょう。グランドルールに発言制限時間を入れておくと躊躇なく注意できる理由ができるのでお勧めです。

参加者の話を引き出す

全体の満足度を高めるためには、全体に会話の機会を与えることです。そのためには、ファシリテーターはテンポよく会話を転がして、メンバーに万遍なく話題を振っていく進行がお勧めです。

会話の引き出し方は、こちらの記事に詳しく書いているので読んでみてください。

オンラインでのミーティングや会議を活発にするのは、質問力です。

多くの主宰者は手抜きをしがちですが、ファシリテーター役は、あらかじめ質問を用意しておきましょう。俗にいう取材やインタビューなどもきちんと台本や質問リストが用意されています。プロでも台本を使って質問をしているわけなので、素人なら尚更です。台本や質問リストを用意しておきましょう。

さらに、会話を活発にするためには質問と回答をラリーのように続けることです。これには、5W1Hの質問が効果的です。

5W1Hについてコトバンクを引用すると、

「いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」という6つの要素をまとめた、情報伝達のポイントのこと。5W1Hに沿って整理し、5W1Hにあたる内容を相手に伝えるようにすると、情報をわかりやすく、もれなく伝達することができる。

ビジネスマンまら1度は聞いたことがあるこの言葉ですが、ファシリテーションをする上でも最強です。会話に困ったり、つまずいたら5W1Hの質問でその場をしのぐのも効果的です。

さて、今回はオンラインファシリテーターが注意すべき3つの問題と、その解決策について書いてきました。コロナウイルスの影響もあって、在宅ワークやリモートワークが急増していますので、これからもZOOMネタやリモートネタを公開していきます。あなたのリモートライフのお役に立てば嬉しいです。

最後までお読みいただきありがとうございました。